Spécialiste de l’évaluation, du conseil et de la formation

Une équipe à votre écoute : 04 78 53 28 09

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(TIVE) - (H/F) CDI 80 % ETP – Poste BASE A LYON

missions

L’assistant(e) assure le suivi administratif de l’entreprise et met tout en œuvre pour assurer dans le respect des délais le bon déroulement de la gestion des missions à l’aide du logiciel métier, le suivi d’activité des 5 consultants-formateurs permanents et des vacataires, la gestion administrative du personnel.

En étroite collaboration avec la direction et les ressources externes, l’assistant(e) administratif(tive) développe les outils nécessaires au pilotage du cabinet. Il (elle) est force de proposition pour améliorer le fonctionnement et la communication du cabinet.

Il (elle) participe aux réunions mensuelles et séminaires avec l’ensemble du personnel pour se tenir informé(e) des missions en cours et à venir, des projets et démarches du cabinet et tout simplement partager le plaisir du travail en équipe.

Ses principales activités sont :

détails de l'offre

Gestion administrative

Suivi des étapes de gestion des missions des consultants-formateurs dans les domaines de la formation, de l’évaluation, de l’audit-conseil et du recrutement

Suivi administratif et commercial des missions à l’aide du logiciel DIGIFORMA : établissement des conventions de formation et contrat de prestations de service à partir des propositions commerciales des consultants-formateurs et modèles, suivi des inscriptions des stagiaires aux formations, gestion des évaluations et attestations de fin de formation

Traitement des notes de frais hebdomadaires des consultants, réalisation et envoi des factures suite aux interventions réalisées

Suivi des règlements clients et relances si nécessaire

Etablissement et suivi de dossiers liés à l’activité de l’entreprise

Gestion administrative du personnel

Etablissement des contrats de travail

Déclarations préalables à l’embauche

Gestion des dossiers du personnel

Etablissement des contrats de mission pour les vacataires

Réalisation des virement liés aux salaires et remboursement des frais de missions

Animation de la démarche de prévention des risques et de qualité de vie au travail

 Etablissement et suivi des prises en charge de formation auprès de l’OPCO

Gestion comptable

Préparation mensuelle des éléments comptables (factures d’achat, de ventes, relevé bancaire) et transmission à l’expert-comptable

Contrôle des notes de frais et règlement

Banque : Remise de chèques, virements, règlements

Relation avec le cabinet d’expertise-comptable

Activité commerciale

Gestion du standard téléphonique et accueil des clients et stagiaires en formation dans les locaux

Suivi du fichier clients

Mise en forme et publication des supports de communication du cabinet (lettre d’information, catalogue formation, articles…)

Force de proposition sur les améliorations commerciales possibles en tenant compte des retours des clients et stagiaires

Veille du site internet en lien avec le prestataire

Entretien les relations partenariales et commerciales avec les clients, prestataires et fournisseurs du cabinet en lien avec la direction

Développement des activités et de la qualité de service

Entretien ses connaissances par une veille technique et réglementaire, une participation à des actions de formation et d’information

Participe à la dynamique d’amélioration du fonctionnement, des outils et de l’offre de services du cabinet

Tenue des tableaux de gestion

Suivi des indicateurs d’activité et de performance du cabinet

Suivi des éléments variables de rémunération des consultants

Mise en forme et présentation mensuelle des tableaux de gestion à la direction

Force de proposition sur l’évolution des outils de gestion

Fonctionnement du cabinet

Gestion des locaux et de la sécurité : petit entretien, suivi des contrats de maintenance, assurance, etc

Participe aux réunions d’équipe mensuelles et séminaires de travail

Conduit des projets et mène des travaux thématiques confiés par la direction

Contribue à la bonne dynamique générale et au plaisir professionnel de l’équipe par son attitude positive et bienveillante

CONDITIONS D'EXERCICE

Situé au siège du cabinet à Lyon, ce poste est proposé initialement pour un temps de travail équivalent à 80% d’un temps plein. Il sera confié à une personne titulaire d’un diplôme de niveau 5 minimum en gestion des entreprises ou des activités de formation et disposant d’une première expérience dans une fonction d’assistant(e).

Une partie du temps de travail s’effectue en autonomie, hors présence de la direction et des consultants sur le site. Du télétravail pourra être organisé ponctuellement.

Une passation de plusieurs semaines avec la titulaire actuelle du poste est prévue.

Le salaire de base sera défini en fonction du niveau de compétences et d’expérience. L’entreprise dispose d’un accord d’intéressement et une prime annuelle est attribuée en fonction des performances individuelles et collectives.

La réussite dans la fonction d’Assistant(e) Administratif(tive) nécessite :

Des capacités d’organisation, d’autonomie et de rigueur élevées

Une aisance avec les outils informatiques et l’environnement Windows

Des notions en comptabilité

Une souplesse relationnelle

Le goût de développer ses compétences

En savoir plus sur l'association

Le cabinet RH&Organisation accompagne les acteurs de l’économie sociale et solidaire. Nous réalisons des actions de formation, du conseil aux gestionnaires et aux dirigeants, de l’appui au recrutement et des missions d’évaluation de la qualité de fonctionnement et de service. Notre équipe est présente à Paris, Lyon et Marseille et intervient sur l’ensemble du territoire national.

Nous partageons des valeurs de simplicité et d’authenticité dans nos relations et nos interventions. Nous sommes engagés dans la réussite des missions que nous menons dans le respect de tous les acteurs.

Le cabinet recrute en CDI un(e) assistant(e) administratif(tive) qui souhaite rejoindre un collectif à taille humaine et s’investir dans le développement et l’évolution d’une entreprise.

type de contrat

CDI 80 % ETP

Poste à pourvoir : dés que possible
Référence de l’offre : RHO-AA

Merci d’envoyer votre dossier de candidature (lettre de motivation et C.V.) par mail, à notre Directeur Sylvain JOUVE : assistant-rho@rh-organisation.fr

rémunération

Rémunération selon expérience 

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Recevez chaque mois notre lettre portant sur des sujets qui nous tiennent à coeur et que nous souhaitons partager avec vous.

Postuler à l'offre

Merci de bien vouloir renseigner les champs et de nous faire parvenir votre Curriculum Vitae :

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nos atouts

les autres offres disponibles

Un Responsable Qualité (H/F) à 1,00 ETP, en CDI, CCN66, classe 2, niveau 1

A compter du 1er avril 2021. Poste basé au siège de l’association CPRH à Saint Thibault les Vignes (77)
Sous l’autorité du Directeur Général, le Responsable Qualité anime et coordonne les activités d’évaluation et de démarche qualité, participe au développement des projets de création, transformation, extension des établissements et services.

Il assure le pilotage de la démarche qualité et contribue à la mise en œuvre ou à la coordination des projets pour l’ensemble des établissements et services de l’Association.

Sous la responsabilité de la direction générale de l’association et en coopération avec les directeurs(trices) des établissements et des services, vous avez pour mission d’assurer l’organisation administrative, budgétaire, comptable ainsi que la gestion des moyens mutualisés de l’Association.

Avec l’équipe du service (4 comptables), que vous encadrez et coordonnez, vous assurerez notamment :

  • • La gestion comptable et fiscale, la gestion de trésorerie
  • • La gestion budgétaire et contrôle de gestion
  • • L’appui à la direction générale
  • • Gestion des Moyens Généraux

Sous l’autorité du Directeur général et en collaboration étroite avec un Directeur Administratif et Financier et des Systèmes d’Information, une Responsable des Ressources Humaines et de la Sécurité, un Responsable Habitat, et l’équipe du siège, vous conduirez avec 7 Responsables opérationnels et 9 coordinateurs le développement des activités et projets des services ainsi que la démarche d’amélioration continue de la qualité de l’association.

A ce titre, vous êtes membre de la direction de l’association. Vous supervisez, fédérez et êtes responsable des activités sociales de l’association.